fbpx

Der Beginn des neuen Jahres bedeutet für mich immer auch das Überprüfen und Anpassen von Gewohnheiten. Ich ziehe beruflich und auch privat Bilanz, schaffe Ordnung und starte so befreit in ein neues Jahr. Das gilt auch für mein digitales Leben. 

Viele Informationen habe ich im letzten Jahr angesammelt. Ich habe sie in Ordnern oder auf meinem Desktop abgelegt, oft ohne die Dateien umzubenennen oder zu ordnen. Doch das Finden von Dokumenten wird immer schwieriger. Wäre es nicht herrlich, wenn ich ohne langes Suchen die digitalen Inhalte finden würde, die ich wirklich brauche? Ich habe deshalb für mich diese Checkliste erstellt, mit der ich zweimal im Jahr „klar Schiff“ auf meinem Laptop mache.

Das Wichtigste zuerst: Sichern Sie Ihre Festplatte bevor Sie loslegen

Bevor Sie anfangen, Ihren PC oder Laptop aufzuräumen, fertigen Sie ein Backup an. Ich habe mir im letzten Jahr eine digitale Festplatte mit drei Therabyte gekauft und speichere regelmäßig die letzte Version meines MacBooks ab.

Machen Sie Ordnung in Ihren Ordnern

Gehen Sie nun Ihre Ordner durch. Ist die Ordnerstruktur sinnvoll angelegt? Finden Sie alle Dokumente mit möglichst wenigen Klicks? Arbeiten Sie mit vielen Ebenen und sind diese wirklich notwendig? Wir neigen dazu, immer mehr Unterordner anzulegen, wenn wir ein Dokument nicht gleich zuordnen können. Ich versuche nie mit mehr als drei Ebenen zu arbeiten.

Sobald Sie in der Ordner-Struktur Ordnung geschaffen haben, gehen Sie Schritt für Schritt alle Dateien durch. Alle Dokumente, die keinen sinnvollen Namen haben, werden umbenannt. Das gilt natürlich auch für Fotos. Das klingt nach einem großen Zeitaufwand und das ist es auch. Deshalb mache ich so eine Aufräumaktion gerne zwischen den Feiertagen. Und denken Sie daran: Ist Ihre Festplatte einmal aufgeräumt, sparen Sie viel Zeit beim Suchen!

Seien Sie großzügig beim Löschen von Dateien

Ich speichere in einem Ordner namens „Bibliothek“ gerne interessante Präsentationen oder Workbooks ab, die ich irgendwann einmal lesen will. Aber gerade im Social Media Umfeld ändert sich Vieles innerhalb weniger Wochen oder Monate.

Das kann in Ihrer Branche natürlich anders sein. Trotzdem empfehle ich, Ihre gesammelten Dateien regelmäßig durchzusehen und veraltete Inhalte zu löschen. Und bleiben Sie realistisch bei der Frage „Was brauche ich wirklich noch?“.

Private Foto-Alben und gespeicherte Videos können Sie auf eine externe Festplatte verschieben. Ich sichere diese Dateien immer auf zwei externen Festplatten ab, da ich diese persönlichen Erinnerungen sicher verwahren will. Alternativ können Sie diese auch in einem externen Netzwerk (Cloud) ablegen.

Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf

Wenn es schnell gehen soll, speichern wir oft Dateien am Schreibtisch unseres Laptops zwischen. Am Ende liegen dutzende Ordner und Dateien wild durcheinander und das Chaos lacht Ihnen schon beim Hochfahren des Betriebssystems entgegen.

Ich versuche am Schreibtisch nur die wichtigsten Ordner abzulegen, auf die ich täglich zugreifen muss. Einzelne Dateien sind sowieso innerhalb eines Ordners besser aufgehoben.

Welche Programme brauchen Sie wirklich?

Auch der Ordner mit den Programmen lädt zum Entrümpeln ein. Brauchen Sie wirklich drei verschiedene Video-Player? Benutzen Sie die aktuellste Version Ihrer Programme oder können Sie diese online upgraden?

WICHTIG: Sollten Sie ein Programm oder seine Funktion nicht kennen, löschen Sie dieses auf keinen Fall. Manche Anwendungen werden zum Beispiel benötigt, damit Ihr Betriebssystem einwandfrei läuft.